ADA BANYAK MACAM – MACAM, JENIS – JENIS,
PERLENGKAPAN KEARSIPAN DAN JUGA BESERTA
FUNGSINYA. KITA HARUS MENGETAHUI DULU APA ITU PERLENGAKAPA ARSIP. PERLENGKAPAN
KEARSIPAN ADALAH BAHAN PENDUKUNG YANG DELALU DIGUNAKAN DALAM KEGIATAN
KEARSIPAN, YANG BIASANYA MERUPAKAN BAHAN YANG TIDAK TAHAN LAMA ( PENGGUNAAN
RELATIF SINGKAT ). KEGIATAN TERSEBUT MEMERLUKAN ADANYA BAHAN UNTUK MENDUKUNG AGAR DALAM PENYIMPANAN
INFORMASI DARI SURAT TERSEBUT DAPAT
DIKETAHUI. INILAH PERLENGKAPAN ARSIP
YANG HARUS DIKETAHUI.
1. KARTU INDEKS
Kartu Indeks adalah kartu identitas suratu arsip/warkat yang
disimpan, guna sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu Indeks digunakan
apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan. Kartu Indeks dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu Indeks membantu menemukan arsip
apabila petugas atau orang yang menyimpan arsip lupa dengan judul/kode surat
dll yang akan dipinjam. Kartu Indeks disimpan berdasarkan nama orang/nama
perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alphabet.
Kartu Indeks mencatat tentang :
-
Judul
- Nomor
Surat
-
Hal
Surat
-
Tanggal
Surat
-
Kode
Surat
-
Kode
Kartu Indeks
2. KARTU TUNJUK SILANG
Salah satu cara yang dapat digunakan dalam membanu menemukan
arsip selain kartu indeks yaitu, kartu tunuk silang. Kartu Tunjuk Silang dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk
tempat penyimpanan arsip yang berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari suatu
dokumen/arsip yang dicari untuk ditujukan. Hanya arsip tertentu yang benar –
benar perlu dibuatkannya kartu tunjuk silang tersebut. Hal ini disebabkan oleh pembuatan
kartu tunjuk silang yang menambah beban kerja, wakru dan peralatan juga.
Disamping itu kartu tunjuk silang yang berlebihan akan menambah kesulitan dalam
sistem penyimpanan.
Tidak semua arsip bisa dibuatkan kartu tunjuk silang, akan
tetapihanya arsip yang tertentu saja
yang memang benar-benar diperlukan untuk kartu tunjuk silang.
*contoh kartu tunjuk silang
3.
LEMBAR PINJAM ARSIP
Lembar Pinjam Arsip ( out slip ) adalah lembaran atau
formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip. Adapun kegunaan
dari lembar pinjam arsip anatara lain sebagai berikut:
1.
Sebagai
bahan bukti adanya pinjaman arsip
2.
Sebagai
ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu dikembalikannya arsip yang
dipinjam
3.
Sebagai
tanda arsip itu telah dipinjam
4.
Mencegah
terjadinya kehilangan arsip karena peminjam arsip belum mengembalikan
5.
Sebagai
dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
Lembar Pinjam Arsip dibuat dalam 3 rangkap , antara lain
sebagai berikut :
1.
Lembar
kerja 1 untuk ditempatkan pada tempat menyimpan arsip yang dipinjam, sebgai
tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
2.
Lembar
kerja 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
3.
Lembar
kerja 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai
bahan ingatan
4. BUKU ARSIP
Buku Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyimpanan arsip.
5. MAP
Map adalalh lipatan yang terbuat dari kertas karton / kertas
tebal atu plastic yang digunakan untuk menyimpan surat /arsip.
6.
MAP PENGGANTI
Jika surat yang dipinjam tidak hanya
atu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat – surat, maka perlu
dibuatkan satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempet map yang
telah dipinjam.
*contoh map pengganti
7. KARTU KENDALI
Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran 10 x 15 cm
yang berisikan data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran,
dari, kepada, tanggal surat, nomor urut, surat masuk, surat keluar, kode, dan
catatan.
Comments
Post a Comment