Kearsipan (menangani surat masuk)

MENANGANI SURAT MASUK

Penanganan surat masuk ialah kegiatan yang dilakukan saat penerimaat surat masuk, pengolahan atau penyelesaian surat hingga surat tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk yaitu :

1.     Sistem Buku Agenda

2.     Sistem Katu kendali

surat masuk :) 

SISTEM BUKU AGENDA

Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk atau surat keluar dalam satu tahun.

Buku agenda terdapat 3 macam yaitu:

1   Buku agenda  tunggal/campuran

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar yang harus berurutan pada tiap halaman buku agenda

2.    Buku agenda kembar

Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan disediakan buku sendiri sendiri

3.    Buku agenda berpasangan

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dihalaman kiri, dan sedangkan untuk surat keluar di halaman sebelah kanan, dengan nomor urut sendiri sendiri

*Petugas yang bertugas untuk mengagendakan surat surat disebut juga Agendaris.

PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

1)   Penerimaan surat

Semua surat masuk akan diterima dan dikumpulkan pada petugas yang biasanya bekerja dibagian depan kantor atau yang biasa disebut resepsionis (receptionist). Apabila seorang kurir dating untuk mengantarkan surat maka surat tersebut akan diterima oleh resepsionis atau petugas pos. setelah itu mereka akan mengumpulkan setiap surat masuk tersebut kemudian meneliti ketepatan alamat. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. jika alamat tidak tepat maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat tersebut itu harus diberikan kepada petugas dibagian tata usaha atau bagian administrasi.

2)   Penyotiran surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat akan dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.

3)    Pencatatan surat

Pencatatan akan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia.

4)   Pengarahan surat

Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinan yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi,dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

*Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain

5)   Penyampaian surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemabr disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis dilembar disposisinya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

6)   Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata udaha untuk disimpan dengan menggunakan system penyimpanan tertentu. Seperti sistem nomor, sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, atau sistem nomor.